■詫び状・謝罪文について(書き方・ポイント・文例)

詫び状(謝罪文)は、取引相手がある以上、もっとも大事な社外文書かも知れませんね。 ミス等により謝罪するような場面なんてないに越したことはないのですが、そうもいきません。 もちろん、なんでもかんでも謝ればよいというものでもありませんが、無難なところで素直に非を認めて文書を手配することで取引関係に影響を最小限に防ぐことができるものです。 ひとつこれといった雛形をじぶんなりにつくっておけば、いざというときにも安心で、迅速に対応することが可能ですよね。 と、わたしもこの文書の大事さを痛感しているところですので今回は
「お詫び状(謝罪文)のポイント」 1. 詫び状はこんなときに活躍します 2. 詫び状を出すタイミング・時期 3. 詫び状を書くうえでのポイント 4. 詫び状(謝罪文)雛形、文例   
(・・・なんて感じで、しっかりとまとめたいところですが、あまり時間がとれず。。。 そこで、簡単なポイントだけご紹介です。) (ちょこちょこポイント部分は書き足しをさせていただいてより充実したものにしていきたいとは思います(;´∀`))

1. 詫び状はこんなときに活躍します

取引先へ提供した商品やサービスに不備などがあった場合

(具体的には、商品に不良があったり、納期が遅れたり・・・)

取引先に対して事務処理等のミスなどがあった場合

(一番は請求金額の誤り等ですね)

取引先から商品やサービスに対してクレームがあった場合

(社員の態度、応対だったり、商品内容だったり様々ですね・・・)
ちなみに、社内における、詫び状・謝罪文に該当するのは、顛末書や始末書になりますよね。
社外文書=詫び状・謝罪文 社内文書=顛末書・始末書
となりますね。(顛末書・始末書についてはまた別の機会にまとめますね)

2.詫び状を出すタイミング・時期

できるだけ早急には当然として、詫び状・謝罪文はあくまで、お詫び・謝罪の一形態。 できれば、まずはお電話、近くあるいは訪問できる距離であれば直接出向いて、言葉を以ってお詫びする、謝罪するのがなによりですね。 その場合はそれを補完するものとして、その後速やかに手配するのが大事です。

速やかに、できるだけ早く 電話、訪問を伴うのであれば、その後速やかに

3. 詫び状を書くうえでのポイント

□頭語、結語(例えば「謹啓」⇒「謹白」) □お詫びの言葉をはっきり記載する □原因の記載 □再発防止のための対策 □引き続きの取引、お付き合いのお願い

最低限、この5つをおさえておけば形になるものです。具体的には次の文例をご覧下さいね。

4. 詫び状(謝罪文)雛形、文例

 

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