ビジネス文書の作り方　レイアウト編

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↓（広告です）個人的にとても愛用しているので
レビュー記事（⇒）も書いています

①発信番号＆発信年月日

発信番号がある場合は文書の一番上に、その下に発信年月日を入れるのが一般的です。
いずれも右寄せになります。

ちょっとしたポイント

ワードで文書を作成する際、通常の右寄せだと発信番号と年月日の文字数が違うとずれますよね？毎回均等割り設定をするのも大変なので、インデント機能を使うのがおすすめです！（ビジネス文書クリップでのダウンロードファイルではその設定になっていると思います！）

②宛先・宛名

会社名は、必ず正式名称を！左寄せ＆発信者よりも上位に記載します（あたりまえですね）。

社名は略さない！

会社形態が株式会社の場合　㈱　としないのは当然ですが、一般社団法人を　（一社）、一般財団法人を　（一財）などもしないほうが無難です（長くなってしまいますが…。）また社団や財団などの団体はそもそも団体名だけで書いてしまいがちなところですが、きちんと正式名称で記載しましょう

③発信者

会社・団体の長、または会社・団体名を記載するのが一般的です。大きな組織では、部長名、課長名ということもあると思いますが、発信される文書の責任者を記載します。担当者名を記載する際は、この欄ではなく、文書の末尾に記載するのが一般的ですね（文中に記載する場合もあります）。

④件名

件名の書き方については、別ページでご紹介するとして、レイアウト的には。

フォントを若干大きめ（または太字）
思い切ってフォントを変えてみる

こうすることでより見やすくなると思いますが、すごく気を遣う文書においては、特にいじらないほうがよいかもしれません(´･ω･`)（フォントを変える場合も、同系列［Ｐゴシックとメイリオ等］のほうが見やすいと思います）

⑤本文（※）

前文、主文、末文からなります。それぞれの書き方（詳細）は別ページでご紹介予定です。

前文…頭語、時候の挨拶（ない場合も）、慶賀の挨拶からなります。
主文（本文）…文書の本題ですね。もっとも大事な箇所になります。書き方については、それぞれの文書テンプレートを参考にしてもらえたらと思います(´･ω･`)
末文…社交文書においては結びの挨拶。業務文書においては「なお」「また」書きがあったりします（※そうでない場合もあります）。

⑥別記～記書き～

本文の内容をわかりやすく箇条書きで記載する場合は「別記」形式でまとめます。
最後は「以上」で締めます。記で始まり、以上で終わるもが別記です。Wordなどでは、記と打ってEnterキーを押すと勝手に記の文字が中央寄せになり、末文右寄せで「以上」という字が記載されたりします（煩わしい機能なので私はoffにしていますが）。

※「記書き」という言い方をする場合もあります。

最後に「以上」を書かないとどこまでが別記内容なのかわからないし締まらないので忘れずに記載しましょう

余談ですが別記形式において「以上」で締めるのを（ごく稀に）嫌う方がいます。以上！って言い方が高圧的に感じられるから…という理由で。私の職場でも一時期なぜか職場全体で「以上」記載禁止という時期がありました。このビジネス文書クリップの古いアーカイブで以上がないものがたまにあるのはそういう理由だったりします(´･ω･`)

⑦追記等

必要に応じて記載しましょう。これも別ページで改めて紹介予定です。

という感じで、ビジネス文書のレイアウトについてまとめてみました。
ご参考になりましたら幸いです。
なお、題材としました画像の文書は下記にテンプレートがありますのでよろしければ併せてご参考くださいませ。