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文書を作成するための流れを確認しておきたいと思います。
ビジネス文書の発出に際しては、構想、作成・校閲、上司の決裁、発信、保管・・・といった流れで発出に至るのが一般的だと思います。
ビジネス文書の効果をより発揮するためにはどの行程も欠かせません。
構想➡作成・校正➡上司決裁➡発信➡保管
企業・団体によっては若干の違いはあると思いますが、本サイト（ビジネス文書クリップ）ではその流れに簡単な解説を加えてご紹介したいと思います(;’∀’)
（外部向けの社外文書の場合になります）
• 手順.1
目的を明確にする
何のために作成するビジネス文書なのか。起案の前にまずはその目的をきちんと整理します。
いわば「構想その１」といえる作業になります。
• 手順.2
誰から誰への文書であるかの確認
発信者、発信先をきちんと整理します。社長発だったり、所属長初だったり、団体や部署宛てだったり代表者あてだったり。確認すべきことは意外にたくさんあります。「構想その２」といえる作業ですね。
• 手順.3
情報・資料の整理
お知らせだったら確かな内容資料が必要ですし、依頼文だったら依頼根拠となる各種データが必要なものです。
• 手順.4
テンプレート・文例確認、作成
前例があれば参考にすることで、文書作成短縮にもなります。このサイトを参考にしてもらってもよいと思います。
それらをもとにいよいよ作成します。
• 手順.5 作成その③ 最終確認
誤字・脱字チェック
時間がないときはこの行程は飛ばしがちですが、些細な誤字で印象が台無しになり、信用が失墜することもあります。
忙しくても校正作業は確実に行いましょう！
• 手順.6 決裁・発信
上司決裁・投函
部署発・上司発であれば上司決裁が必須です。投函を忘れては本末転倒。きちんと投函して発信作業、終了です。
• （おまけの…）手順.７ 保管
保管・ファイリング
組織内の文書管理規定にもとづき、ファイリング・保管までして本当の終了です。
構想を怠れば、伝えるべきことを正確に伝えることができないかもしれません。
確認を怠れば、思わぬ間違いが起こり、発信元である会社の信用や作成者の信頼性を損ねることになるかもしれません。文書作成の流れはルーティンワークになるものです。慣れてきても手順は確実にこなしたいものですね。
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