断り状[断り文・欠席連絡・出席キャンセル、詫び状、社外文書] 

断り状の文例です。今回の文例は、出席依頼、または案内に対して、欠席のご連絡をする際に用いたものです。

出席する旨の回答をしていたのだけど、所用によりキャンセルする場合は詫び状(お詫び文)での対応が無難かもしれません。

しかし、出席会合の程度や先方等の関係、そして何よりも迅速な連絡が必要な場合は、丁重なお詫び文よりも、簡潔で丁寧な断り文・連絡文のほうが適している場合もあります。今回の文例はそのような場合の断り状を想定しています。kumamon_banner-140920

参照:詫び状[お詫び文・欠席・出席キャンセル、社外文書]

会合によっては代理をたてる必要がある場合もあります。また、「断り」といっても、こちらの都合ですし、そこは丁寧に、そして、先方も準備のことがあると思いますので、迅速に、そして誠意ある対応を心がけ、先方の負担を少しでも減らしたいところですね。

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起案のタイミング

 出席ができないことが判明した時点で速やかに。
 とりいそぎ、電話などの手段で迅速にその旨を連絡することが大事ですが、日程に余裕があれば、メールやFAXによる連絡でもよいかも知れません。

作成目的

 先方の負担等を最小限にする。
 信頼関係の維持(信頼を低下させないためにも迅速な連絡)。

その他・留意点など

 文書は迅速且つ丁寧で誠意ある文面が求められるところです。
 そして、それをフォローするためにも事前の電話・メール等による、迅速な連絡が不可欠です。
 (☆状況によっては、後日改めて、(「欠席(してしまった)のお詫び」等)を行ったほうがよい場面もあるかも知れません。そのあたりは上司・同僚にきちんと相談してみましょう)

再び参照詫び状[お詫び文・欠席・出席キャンセル、社外文書]

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 ⇒その他の「断り」関連の文書はこちらからリンクしております(*´ω`)

 

この雛形に記載されている、主な内容・本文は以下のとおりです

営業企画26-0922
平成26年9月○○日

(会社名・団体名)
(代表者、役員、発注責任者等の氏名)様 

○○○○○商会
販売課 課長 久間紋次郎

前略

平素より、格別のご厚情を賜り厚く御礼申し上げます。
 さて、先日は“ゆるキャラグランプリ祝賀会”へのご招待をいただきまして、誠にありがとうございました。
 私としては、何をさし置いてもその場に駆けつけ、お祝いを申し上げたく思っておりますので出席の旨のお返事をいたしましたが、その後、同日同時刻に、どうしても出席しなければならない公務(出張・業務・所用等)が入ってしまい、祝賀会を欠席せざるを得なくなりました。誠に申し訳ございません。
 つきましては、こちらの都合で、勝手な申し出で誠にご迷惑とは存じますが、かかる事情をご賢察(斟酌)いただき、 何卒、ご了承下さいますようお願い申し上げます。
 取り急ぎ、“ゆるキャラグランプリ祝賀会”出席の取り消しのご連絡まで。

早々

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ビジネス文書クリップ ダウ

ダウンロードはこちら↑からどうぞ。
クリックするとダウンロードが始まります。

※個人でご使用いただく分にはアレンジしていただいて一向に構いません。
が、こんなものでも2次配布(加工するしないかかわらず)は困りますのでよろしくです(´・ω・`) 

※ファイルによってはロックがかかっている場合もありますが、ご一報いただけましたら解除します。

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