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回答状③[回答書、回答文、断り文・キャンセル、社外文書] 

公開日: : 最終更新日:2015/03/09 回答状(書) , ,

回答書(回答文)の文例(その③)です。※
今回のケースは、回答文でありながら、中身は「断り文」です。ただ、問い合わせに伴って起案したものなので、くくりとしては「回答書」となります。

さて、内容ですが、発注元から、発注内容についてキャンセルの申し出がありました。
とは言っても、発注後のキャンセルなんてなかなかできるものでありません。
先方もそれを承知での問い合わせだとはわかっていながら、すでに受注しており、材料等も手配済みなため、対応するとこちらも大きなダメージを被ります。

そんな時でも、体よく断る為に、角が立たないように、きちんと回答する必要があります。自社の事情をとくとくと記載した長文ヴァージョンもありますが、ここでは割愛し簡潔なもののみ掲載いたします。

今後も良好な関係を維持し続けるために、いうべきことはきちんと言う必要があります。でも、強く主張したら、そのぶんだけ、いつも以上に丁寧な物言いとなるように気をつけたいところですね。

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起案のタイミング

 依頼、紹介等、先方からのアクションがあった後、速やかに。内容がデリケートなので、早いに越したことはありません。

断り状の作成目的

回答書の目的は、先方の不安、不満の解消である。それを皆無にすることはできないとしても、対応できないものはできないという毅然とした態度を示すことで結果的に双方のダメージを和らげることができるものと考えます。

その他・留意点など

内容的にこちらに非がないことであっても、先方としては困った上で照会や依頼をしてくるケースですので、文面はできるだけソフトに、角が立たないように気を配るべきです(⇒更なるトラブルの防止)。

また、基本的に文書のみの回答がベターだと考えますが、今後も継続して取引が見込まれる顧客であれば、文書以外で(口頭または電話等で)補足・説明することも効果的だと思います。
(⇒ケース・バイ・ケースですね(*´ω`))

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この雛形に記載されている、主な内容・本文は以下のとおりです

販売部№09001
平成26年9月22日

株式会社 船橋商事
宣伝部長 梨地 武士哉 様

株式会社○○○○
販売部 ○○○○

『モンバ-Monba-Ⅲ』のキャンセルについて(回答)

拝復、貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。平素より格段のご愛顧を賜り厚く御礼申し上げます。
 さて、お問合せいただきました、標記商品のキャンセル対応の件ですが、既に製造元へ発注を致しております。そのため、誠に恐れ入りますが、キャンセルを承ることが出来ません。ご不便をおかけ致しますが、弊社事情をお汲み取りいただき何卒ご理解を賜りますようお願い申し上げます。

敬具

〔参考〕 (実際に取り交わしてる取引書、契約書に明記してあれば記載する)

◇◇◇◇取引協定
第○条 契約の成立
(1) 商品の発注後のご依頼主都合によるキャンセル等につきましては、原則としてお受けすることできません。(例外規定・天災等やむを得ない事態に際してはこの限りではありません)
以上
担当者
 販売部:隈門 太朗(仕入れ担当)
 担当者連絡先:
 〔事務所〕
 〔携帯〕 

 

↓↓文書データファイルはこちらから↓↓

ビジネス文書クリップ ダウ
ダウンロードはこちらからどうぞ。クリックするとダウンロードが始まります。

※個人でご使用いただく分にはアレンジしていただいて一向に構いません。 が、こんなものでも2次配布(加工するしないかかわらず)は困りますのでよろしくです(´・ω・`) 
※ファイルによってはロックがかかっている場合もありますが、ご一報いただけましたら解除します。

・・・こりずに例の商品名が・・・くまモン型自動掃除機『モンバ-Monba-』
・・・しかもその③(´・ω・`)くどすぎ?

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