照会状③ [照会書・注文内容の照会、社外文書] 

照会状(照会書)の文例(その③)です。今回の文例は、注文を受けてその内容を確認するためのものです。受注したけれども、該当商品がどれだかわからない、注文数量がおかしい・・・等々、注文内容を確実に把握するために、発注者に確認のお願いをするためのものですね。
確認作業は、電話等の手段でもできないこともなく、わざわざ面倒な部分もありますが、間違えてしまって、あるいはあとからクレームがあったりして、再発送する手間を考えると、このひと手間は大事な手間だと思います。そして、確認をしたという記録を残すことが何より大事だったりします。

照会3

起案のタイミング

確認事項などが生じた時(=問い合わせて確かめる必要性が生じた時)

作成目的

発注にあたり不明点を解消するため。

その他・留意点など

お願いする文書(照会依頼)の一種ですから、他の社外文書同様、丁寧な言い回しが大事なところですね。
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 「照会」に関連する文書はこちらからリンクしております(*´ω`)

 

この雛形に記載されている、主な内容・本文は以下のとおりです

●●●発 第●● 号
平成●●年●月●●日

株式会社 ●●●● 御中
(ご担当●●●● 様)
〔または、担当上司宛〕 

公益財団法人 ●●●●●●●●
会長 ●●●●●

ご注文商品についてのご照会 

拝復 初秋の候、貴社ますます御盛栄こととお慶び申し上げます。平素より格別のご高配にあずかり厚くお礼申し上げます。 
 さて、このたび○月○○日付で「 」(○個)をご注文いただき誠にありがとうございます。早速手配したいと存じますが、ご注文品の「おしゃべりくまモン」には、(A)(B)(C)の3タイプがございます。
 つきましては、折り返しご指定を賜りたく、ご照会申し上げます。
 まずは取り急ぎ書中にて注文品のご照会まで。

敬具


ご注文品:「」()個

「おしゃべりくまモン」プロトタイプ(型式:クマRX78-1) ¥********
「おしゃべりくまモン」FA(フルアーマー)モデル(型式:クマFA010) ¥********
「νおしゃべりくまモン」(型式:クマRX-93)       ¥********
 ご希望の型式を担当までご指示いただけましたら幸いに存じます。

以上

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DLkyuusichu

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