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案内文・通知文・お知らせ[中止(延期)のお知らせ] 台風・大雨ほか

公開日: : 最終更新日:2016/03/23 案内状(書), 通知状(書) , , , ,

案内、通知の文例です。案内というよりは通知でしょうか。
内容はソフトなので「お知らせ」文といったほうがしっくりくる感じですね。
今年は台風の当たり年で、頻繁に日本列島に上陸しています。そのため「台風のためイベントが中止になりました」なんて場面も多いのではないでしょうか。

これまで、運がよかったのか、私が担当するイベントが悪天候で開催中止になるなんて事態はなかったため、他人事だったのですが、本日(8/9)のイベントが、九州に接近している台風11号のため中止することとなってしまい、急遽、各方面へ「中止のお知らせ」をお送りしたのでした。

内容

イベント等中止のお知らせです。中止のご案内、中止の通知にも転用できるかと思います。
速やかにお知らせするものなので簡潔なものでよいと思います。が、参加予定者の立場にたった書き方を考慮することも大事かなと思います。
私の場合は、以下の文書を起案してみましたので、ご参考くださいませ。

用途

悪天候他、なんらかの理由でイベントが休止(延期)になった場合に使用。
使用頻度は極めて少ないものと思いますが、夏の梅雨・台風の時期、冬の降雪の時期などに開催されるイベントの場合は中止(延期)の場合の対処まで考慮して準備しておくと、いざというときに慌てなくて済むものと思います。
そうでなくても、自分なりの文例、お知らせ方法等を日ごろから整備しておくと万全だと思います。

bunsho_oshirase_chuusi

 

 この雛形に記載されている、主な内容・本文

                 事務連絡
平成26年8月●日

各  位  

●●●●●●●●(主催者名)

「●●講演会」の開催中止について(お知らせ)  

時下、ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。
 さて、本日(8月9日)開催の時局講演会は、台風11号が勢力を維持したまま九州地方に接近するとの予報を受けて、参加者の安全を考慮した結果、止む無く中止とさせていたくことに致しましたのでお知らせいたします。
 楽しみにされていた皆様には、多大なご迷惑をおかけしますこと、また講演会当日のご案内となりましたことを、心より深くお詫び申し上げます。
 なお、同講演会につきましては、後日開催する予定です。開催が決定しました際には改めてご案内いたしますので、よろしくお願い申し上げます。

この文書データファイルはこちらです

docDL-4


ダウンロードは↑のバナー画像からどうぞ。
クリックするとダウンロードが始まります。


※個人でご使用いただく分にはアレンジしていただいて一向に構いません。 が、こんなものでも2次配布(加工するしないかかわらず)は困りますのでよろしくです(´・ω・`)
※ファイルによってはロックがかかっている場合もありますが、ご一報いただけましたら解除します。

おまけ

お知らせ看板・お知らせの張り紙

いくら案内をしても、当日会場までお越しになる参加者もおられるはず。
ほんとにすごい悪天候の場合であればまだしも、必ずしもイベント時間に合わせて悪天候になるわけでありません。
(もちろん、猛烈な台風が通過中でも会場に現れる屈強な参加者もいるかもしれませんし)
そこで、会場には、張り紙、案内板等で、開催状況(中止・延期等)のお知らせを行う必要があると思います。
今回はそれも作成しましたので併せてご紹介いたします。

harigami_oshirase_chuusi

 

この文書データファイルはこちらです

docDL-4

ダウンロードは↑のバナー画像からどうぞ。クリックするとダウンロードが始まります。

※こちらのほうも・・・個人でご使用いただく分にはアレンジしていただいて一向に構いません。こんなものでも2次配布(加工するしないかかわらず)は困りますのでよろしくです(´・ω・`)

※ちなみに拡張子が「.docx」になっております。2003以前くらいの旧WORdでは、ひと手間かけないと開けないと思いますのでご注意下さいませ(´・ω・`)

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