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断り状・断り文の書き方[作成ポイント・要点みたいなもの★] 

公開日: : 最終更新日:2016/11/26 断り状(書), 要点・ポイント , ,

断り状断り文の文例(例文)ポイントまとめです。

youten_kumamon断りの意思明確に示しつつも、理解を得る

丁寧な説得を心がけ、あいまいな表現は避けて正確に伝える

 

断り状・断り文の目的

「断り」の意思を伝える

⇒「申し込み」「注文」あるいはさまざまな「依頼」等に対して「承諾」の意思を伝える文書です(*´ω`)

・「断り」の意思を伝えつつもあやよくば友好関係継続を図る

相手・先方の感情を十分に考慮して、断りの意思を伝える必要があります。

友好関係を保つと同時に、文書に残すことで「言った」「言わない」などのトラブル防止策にもなりますね。

 

断り状・断り文の起案タイミング

・新規取引などの各種申し込みがあった際

・日程や条件の変更などの申し入れがあった際

(例:納期延期、支払い延期、価格改定、取引条件変更)

・注文、納期、支払い、値下げ(値上げ)等で内容を受け入れられない時

・文書作成タイミングは柔軟に

文書作成タイミングは申し入れがあってから早いに越したことはないですが、(デリケートな内容ですし・・・)決定まで時間を要する内容も多いので、まとまった時間を費やしても構わないと考えます。

 

断り状・断り文の要点・Tips

・用件は簡潔でわかりやすく

ミスは厳禁

依頼・提案を「断る!」ということは、かなり重要かつデリケートなものになります。。ミスは厳禁です。

・あいまいな表現は厳禁

「簡潔でわかりやすく」と共通しますが、あいまいな表現を使用すると誤解を与えかねない場合がでてくるので要注意です。

・相手の感情を考慮し、「丁寧」且つ「説得力」のある文章を心がける

丁寧はもちろんですが、納得いく説明がないと感情を逆なでしてしまいます

・できるだけ「申し訳ない」「感謝」の気持ちを表す

誠意が本当に大事になりますね

その他

・文中での「とりいそぎ」の使用

たとえそれなりに時間を要したとしても十分に協議を重ねたうえでの最短とういう意味合いで「とりいそぎ」という文言を使用しての回答で問題ないと考えます

受け入れる点と、譲歩する点を明らかにする

・頭語は「拝復」

相手の申込み、依頼等に対する回答としての文書なので、頭語はほぼ「拝復」を用いる

 

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断り状・断り文の文例一覧です。御参考ください(*´ω`)♪

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