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詫び状[お詫び文・欠席・出席キャンセル、社外文書] 

公開日: : 最終更新日:2015/03/09 詫び状(お詫び文) , ,

詫び状の文例です。今回の文例は、出席依頼または案内に対して、出席する旨の回答をしていたのだけど、直前でキャンセルする場合のものです。
会合によっては代理をたてる必要がある場合もありますし、会費が発生する場合はその支払いについてを確認する必要もでてきます。

なかなか対応が厄介な事柄ですが、このような事態は公私問わずに意外と起こるものですよね…。

迅速且つ丁寧に、そして誠意ある対応を心がけ、先方の負担を少しでも減らし、対応をミスして信用をさげるような事態にはならないようにしたいところです。

むしろ、きっちりと対応して、ご迷惑をかけながらも好印象を与えたいものですね。
ピンチの中にもチャンスありの精神で(´・ω・`)

詫び状

起案のタイミング

 出席ができないことが判明した時点で速やかに
 まずは電話等すぐに連絡できる手段でその旨を連絡することが肝要

作成目的

 先方の負担等を最小限にする。
 信頼関係の維持、再構築のため(信頼を低下させないためにも迅速な連絡)。

その他・留意点など

 文書は迅速且つ丁寧で誠意ある文面が求められるところです。
 そして、それをフォローするためにも事前の電話・メール等による、迅速な連絡が不可欠です。
 ※さらに、「逆に」この文書起案・送付だけを行い、事前連絡を怠ると却って印象はマイナスです。
(☆時間がない場合は文書起案(「欠席(してしまった)のお詫び」等)は後日改めて行うこととし、まずは電話で速やかに欠席の意思表示、連絡をしましょう)


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 「お詫び」に関連する文書はこちらからリンクしております(*´ω`)

 

この雛形に記載されている、主な内容・本文は以下のとおりです

平成●●年●月●●日

株式会社くまモン普及?楽部 代表取締役社長 
くまモン生誕祭実行委員会 実行委員長
オスカー・フォン・くまモン 様

医療法人社団・久間会
 理事長 久間紋次郎

くまモン生誕祭への欠席について(お詫び)

前略 取り急ぎ失礼いたします。
 先般ご案内いただきました3月12日(土)開催の標記会合につきまして、出席の(回答を致しましたが・お返事を差し上げておりましたが)、急な公務により、誠に残念ではございますが出席することができなくなりました。ご迷惑をおかけ致しまして誠に申し訳ございません。
 なお、事前にお支払いいたしております会費につきましては、キャンセル料としてご査収いただけましたら幸いに存じます。
 勝手なお願いで誠に恐れ入りますが、何卒ご容赦くださいますよう宜しくお願い申し上げます。
 書中にて甚だ失礼とは存じますが、取り急ぎお詫びかたがた欠席のご連絡を申し上げます。

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↓↓文書ファイルのダウンロードは休止中です↓↓

DLkyuusichu

もし、ご入用のかたがおられましたら
コメント欄かtwitterででもご一報くださいませ(´・ω・`)

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