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照会状① [照会書・商品違いの場合の照会、社外文書] 

公開日: : 最終更新日:2014/10/29 【主に…】社外文書(うち業務文書), 照会状(書) ,

照会状(照会書)の文例です。
照会ですから、問い合わせて確かめるための文書になりますよね。
今回のケースは、商品を発注したけど違うものが届いてしまった。こちらの注文書は正しいようだけど・・・どうなっていますか?といったところを文書にてお尋ねしたものです。

注文書の控えがあるので、大方、発送もとのミスの可能性が高いものの、責任の所在を明らかにするために必要な場合もあれば、本当の意味で、【問い合わせて確認】をする場合もあります。

 

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起案のタイミング

確認事項などが生じた時(=問い合わせて確かめる必要性が生じた時)

作成目的

正しい回答を得て、不明点を解消するため。
業務の滞り、あるいは、責任の所在を明確にするため。

その他・留意点など

照会する内容によっては、デリケートな内容の場合もあります。(ex:信用状況等)
あるいは、先方にとって都合の悪いケース(今回のようにあらかた回答が見えているにも関わらず改めてお尋ねする場合)もあります。
他の社外文書同様、丁寧な言い回しが大事なところですね。
(そういう意味では、照会理由はできるだけ明確に記載しておいたほうがよいですね)

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 「照会」に関連する文書はこちらからリンクしております(*´ω`)

 

この雛形に記載されている、主な内容・本文は以下のとおりです

●●●発 第●● 号
平成●●年●月●●日

株式会社 ●●●● 御中
(ご担当●●●● 様)
〔または、担当上司宛〕

公益財団法人 ●●●●●●●●
会長 ●●●●●

 着荷品違いのご照会について 

拝啓 時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。
 平素より格別のお引き立てを賜わり、厚くお礼申しあげます。
 さて、○月○日付けで注文いたしました貴社製品「おしゃべりくまモン」が本日着荷いたしました。
 しかしながら、早速、解荷のうえ検品いたしましたところ、下記のとおり、品違いがあることが判明いたしました。弊社で注文書の控えを確認いたしましたが誤りはないようでした。
 つきましては、御社でもご確認下さいますようお願い申し上げます。
(つきましては、御社でもご確認のうえ、注文の商品をお納め下さいますようお願い申し上げます)
 まずは取り急ぎ、ご照会申し上げます。 

敬具

注文品:「おしゃべりくまモン」プロトタイプ5体
(伝票番号:**********)
着荷品:「おしゃべりくまモン」フルアーマーモデル5体

以上 

—————————————————- 

↓↓文書データファイルはこちらから↓↓

ビジネス文書クリップ ダウ


ダウンロードはこちらからどうぞ。クリックするとダウンロードが始まります。

※個人でご使用いただく分にはアレンジしていただいて一向に構いません。 が、こんなものでも2次配布(加工するしないかかわらず)は困りますのでよろしくです(´・ω・`) 
※ファイルによってはロックがかかっている場合もありますが、ご一報いただけましたら解除します。

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