回答状② [回答書、回答文、問合せ・照会に対する回答、社外文書] 

回答状(回答文)の文例、その②です。
前回紹介した回答状は、照会に対するものだったのですが、今回は文書ないし口頭での問合せに対する回答といったシチュエーションですね。
(つまり内容的にはほぼ同じですね・・・)
回答状(その①)ではオーソドックスな仕様なので回答内容の変更や、あるいは他の文書への転用も可能な雛形となっていますと記載しましたが、それを実践したような内容です。

とはいっても、もちろん、同様に問題が生じてからの照会というパターンも多いもので、内容は簡潔であっても慎重に対処する必要があります。
細部まで確認を怠らないようしましょうね。(←自戒をこめて記載しています(*´ω`)) 

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起案のタイミング

問合せ、照会等先方からのアクションがあった後、速やかに。
契約が無事まとまるように、そして先方の好意を無駄にしないように、あるいは先方の不満・不安を解消するためにも迅速に回答しましょう。

回答書の作成目的

照会あるいは、問合せに対して文書で回答を行う。
具体的に契約を進めていくうえで、最終確認といった意味合いもあれば、先方の不満・不安の解消のためということがあると思います。真意をうまく読み取り、文面も内容も丁寧に記載しましょう。

その他・留意点など

まずは基点となる問い合わせ内容だったり、照会状の真意をよく理解し、的を射た回答を心がけたいものですね。御礼の言葉で足りるか、謝罪が必要であるか等々、ケースに応じた対応が必要なものです。この場合も文書以外で(口頭または電話等で)補足・説明することも効果的だと思います。

※回答状①と一部重複しております。ご了承・ご容赦ください(´・ω・`)

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 ⇒関連するその他の「回答書」などはこちらからリンクしております(*´ω`)

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 「照会」のタグのある文書はこちらからリンクしております(*´ω`)

 

この雛形に記載されている、主な内容・本文は以下のとおりです

販売部№09001
平成26年9月22日

株式会社 船橋商事
宣伝部長 梨地 武士哉 様

株式会社MON*2ファクトリー
販売部 隈門 太朗

 くまモン型自動掃除機『モンバ-Monba-Ⅱ』に関するお問い合わせの件(回答)

拝復(または前略)(貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。平素より格段のご愛顧を賜り厚く御礼申し上げます。=省略可)
 さて、標記製品についてお問い合わせいただき、誠にありがとうございました。標記商品の在庫につきましては、十分確保できており、御社のご希望通りの数量、納期で手配可能です。
 詳細につきましては、下記をご参照いただけましたら幸いに存じます。ご検討の程、何卒宜しくお願い申し上げます。

 

商品名:くまモン型自動掃除機『モンバ-Monba-Ⅱ』

数量:50セットまで対応可能

納期:※通常 10月17日(金)  〔※最短 10月10日(金)〕

備考:9月30日(火)まで正式にご注文いただくと納期を10日ほど早めることが可能です。

併せてご検討の程宜しくお願いいたします。

以上

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↓↓文書データファイルはこちらから↓↓

ビジネス文書クリップ ダウ
ダウンロードはこちらからどうぞ。クリックするとダウンロードが始まります。

※個人でご使用いただく分にはアレンジしていただいて一向に構いません。 が、こんなものでも2次配布(加工するしないかかわらず)は困りますのでよろしくです(´・ω・`) 
※ファイルによってはロックがかかっている場合もありますが、ご一報いただけましたら解除します。

monba

こりずに『モンバ-Monba-Ⅱ』...(´・ω・`

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