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回答状① [回答書、回答文、問合せ・照会に対する回答、社外文書] 

公開日: : 最終更新日:2015/03/09 回答状(書) , ,

回答書(回答文)の文例(その①)です。
今回の例文は、取り扱い製品についての照会があった際の回答書になります。
内容は、商品として検討しているものがあり、その発注に際しての最終確認といったところです。
ただ、問題が生じた際の照会に対する回答というパターンも多いもので、慎重に対応する必要があります。

今回の照会状の雛形はオーソドックスな仕様にしています。
ので、照会に対する回答内容の変更や、あるいは他の文書への転用も可能な雛形となっているかと思います。

 

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起案のタイミング

依頼、照会等、先方からのアクションがあった後、速やかに。
わざわざ照会してくれるなんてありがたいことです。契約がまとまるように、また先方の好意を無駄にしないように迅速に回答しましょう。
(あるいは先方の不満・不安を解消するためにも迅速に回答しましょう(*´ω`))

回答書の作成目的

照会の目的は、具体的に計画を進める中で、最終確認といった意味合いもあれば、先方の不満・不安の解消のためという場合もあると思います。相手の真意をうまく読み取り、文面も内容も丁寧に記載しましょう。

その他・留意点など

まずは基点となる照会状の真意をよく理解し、的を射た回答を心がけたいものですね。
御礼の言葉で足りるか、謝罪が必要であるか等々、ケースに応じた対応が必要なものです。
この場合も文書以外で(口頭または電話等で)補足・説明することも効果的だと思います。

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 ⇒関連するその他の「回答書」などはこちらからどうぞ(*´ω`)

-☆-☆-☆-☆-

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 「照会」のタグのある文書はこちらからリンクしております(*´ω`)

 

この雛形に記載されている、主な内容・本文は以下のとおりです

販売部№09001
平成26年9月22日

株式会社 船橋商事
宣伝部長 梨地 武士哉 様

株式会社○○○○
○○部 ○○○○ 

くまモン型自動掃除機『モンバ-Monba-』に関するお問い合わせの件(回答) 

拝復、貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。平素より格段のご愛顧を賜り厚く御礼申し上げます。
 さて、8月1日付の貴信にて標記製品についてのご照会を賜り誠にありがとうございました。照会事項につきまして、下記のとおりご回答申し上げますので、よろしくお願い申し上げます。
 なお、ご不明な点がございましたら、弊社担当者宛てにご連絡を賜りますようお願い申し上げます。

敬具 

 

 

1.在庫・数量について 

2.値引きについて 

3.代金支払い方法・期限の変更について 

4.タイプⅡ(新製品)の販売時期について

以上 

 

 

↓↓文書データファイルはこちらから↓↓

ビジネス文書クリップ ダウダウンロードはこちらからどうぞ。クリックするとダウンロードが始まります。

※個人でご使用いただく分にはアレンジしていただいて一向に構いません。 が、こんなものでも2次配布(加工するしないかかわらず)は困りますのでよろしくです(´・ω・`) 
※ファイルによってはロックがかかっている場合もありますが、ご一報いただけましたら解除します。

monba

くまモン型自動掃除機モンバ(´・ω・`)
雑すぎかな(*´ω`)?

 

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