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断り状② [お断り文、見積辞退の申し出、社外文書] 

公開日: : 最終更新日:2015/03/09 回答状(書) , ,

断り状(お断り文)の文例(その2)です。今回のケースは、見積依頼があったものの、その時点で「依頼」に対してのお断りをする場合の文例となります。

卸し等で間に入っている場合、量の問題、価格の問題、あるいは納期の問題等で折り合わないことが多々あるものです。そして、お断りする理由が別にあり、それらを体よく断る理由とする場合もあることでしょう。嘘も方便・・・ではありませんが、対応できずに双方にダメージが降りかかることがない様に、無難に対応したいものですよね。。。 

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起案のタイミング

依頼があったのち、対応できない(対応しない)と判断したら速やかに。いいにくいことですが、先方も対案を考える必要がありますので早いほうが双方のダメージは小さい(はず)と思います。

断り状の作成目的

 (前回と同様に・・・)

  • 断らないと自社の不利益となる(≒利益にならない場合も)〔ホンネ〕
  • お互いの利益を守るため〔建前〕

その他・留意点など

お断りのケースは、断ったために関係が悪化しないように(=互いの利益を守るため)、先方に納得していただける丁寧な理由と、謙った文面に徹することが肝要だと思います。そして、どの文書にも言えますが、「断り状」の場合は特に、口頭または電話等で補足するなどのケアが大切だと思います。

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 ⇒関連するその他の「断り状」などはこちらからリンクしております(*´ω`)

 

この雛形に記載されている、主な内容・本文は以下のとおりです

営業企画26-0922
平成26年9月○○日

(会社名・団体名)
(代表者、役員、発注責任者等の氏名)様

○○○○○商会
販売課 課長 久間紋次郎

弊社取扱商品のお見積り辞退の件について 

拝復、貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。このたびは弊社取扱商品「くまモン型自動掃除機『モンバ-Monba-』」のお見積りをご依頼いただき、誠にありがとうございます。
 さて、早速製造元に確認し、納品計画について検討いたしましたが、誠に遺憾ながら今回はお見積りを辞退させていただきたく存じます。
 今回のような大量受注は弊社としましても、願ってもない光栄なことでございますが、何分にも人気商品のため、製造元の出荷数も限りがあり、ご希望の数量を継続して納入することが極めて困難な状況でございます。
 御社のせっかくのお引き合いに対応することができず、誠に申し訳ございませんが、事情をご賢察いただきまして、ご了承を賜りますよう切にお願い申し上げます。
 どうか今後とも変わらぬご愛顧をお願い申し上げ、お詫びかたがた辞退のお返事を申し上げます。

敬具

 

↓↓文書データファイルはこちらから↓↓

ビジネス文書クリップ ダウ
ダウンロードはこちらからどうぞ。クリックするとダウンロードが始まります。

※個人でご使用いただく分にはアレンジしていただいて一向に構いません。 が、こんなものでも2次配布(加工するしないかかわらず)は困りますのでよろしくです(´・ω・`) 
※ファイルによってはロックがかかっている場合もありますが、ご一報いただけましたら解除します。

・・・またも文例の商品名が・・・くまモン型自動掃除機『モンバ-Monba-』・・・この名称を気に入ってしまったのか(´・ω・`;)???

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